Innkjøp- og logistikkpolicy

Målgruppe

Denne policyen gjelder alle selskaper/ansatte og leverandører i Bergen Group Hanøytangen.

Innkjøp- og logistikkfunksjonens oppgaver og roller

Innkjøp og logistikkfunksjonen skal nedfelles i stillingsinstruksene til alle innkjøp- og logistikkansatte i Bergen Group Hanøytangen. Den er beskrevet i de til en hver tid gjeldende retningslinjer, strategier og handlingsplaner som finnes på konsern- og selskapsnivå. Fagområdet har en sentral posisjon i verdiskapningen i gruppen og skal samordnes både horisontalt og vertikalt både i eget selskap og konsern. Innkjøp skal alltid foregå i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise for konsernet og selskapet.

Strategi

Innkjøpsfunksjonen skal i et helhetlig perspektiv ha en strategi som bl.a.:

  • Identifiserer kritiske produkter, risikofordeling mellom aktørene og områder/leveranser med størst forbedringspotensial

Etikk og miljø

Følgende hovedprinsipper legges til grunn for innkjøpsfunksjonens arbeid:

  • Sikre at innkjøpene ikke bryter med overordnede etiske prinsipper som er nedfelt i selskapets policydokument (ref. Bergen Group policy og retningslinjer anbefalt av ”initiativ for etisk handel” (IEH).
  • Bidra til å redusere total miljøbelastning fra varer og tjenester som kjøpes

Prinsipper for innkjøp og logistikkprosessen

Følgende hovedprinsipper legges tilgrunn:

  • Identifiser og verifiser det faktiske behovet i et samarbeid mellom innkjøper og brukere
  • Vurder alltid alternative løsninger internt eller eksternt og unngå nykjøp hvis mulig – behovsverifikasjon
  • Søk alltid tids-, kvalitets- og kostnadsoptimale løsninger med færrest mulige ledd og bevegelser i verdikjeden
  • Leverandører forespørres på bakgrunn av sin erfaring, kompetanse, teknisk gjennomføringsevne, soliditet og dokumenterte systemer for miljø og kvalitetsledelse
  • Benytt objektive og ytelsesbaserte spesifikasjoner og kriterier.  Ved valg av produkt/løsning skal det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges bl.a med vekt på livssykluskostnader og miljøegenskaper
  • Våre egne betingelser og kontraktsmaler skal alltid være utgangspunkt i forespørsels- og kontraktsstrategien
  • Følg opp den totale ytelsen på en kontrakt/leveranse gjennom driftsfase frem til utrangering/kontraktsslutt
  • Vurder leverandørutviklingsprosess på strategisk viktige kjøpsområder for konsernet
  • Kommuniser med markedet og leverandører i samsvar med god forretningsskikk
  • Orienter bortvalgte leverandører om hvorfor de ikke ble valgt uten å røpe sensitiv informasjon
  • Gjennomfør alltid prosessene i henhold til en hver tid gjeldende innkjøp - og logistikkhåndbok i Bergen Group

Rapportering

Fagdirektør skal årlig rapportere til konsern- og selskapsledelsen hvordan denne policyen etterleves.